Branchenlösung · Kanzleien
Steuerberater- und Rechtsanwaltskanzleien stehen täglich vor denselben Herausforderungen: Tätigkeitsnachweise für jeden Mandanten, lückenlose Dokumentation nach § 6 ArbZG, revisionssichere Abrechnungsnachweise — und das alles ohne Excel-Zettelwirtschaft, die wertvolle Fachzeit frisst. Temporalis EMS ist die Zeiterfassungs- und Kanzleisoftware, die diese Anforderungen nicht nur erfüllt, sondern euren Alltag echte Minuten einspart: Zeiten auf Mandat buchen, Tätigkeitsnachweis per Klick exportieren, Exports für die Buchhaltung vorbereiten — alles in einem System, das mit eurer Kanzlei wächst.
Der Status quo in vielen Kanzleien
Vier Probleme, die wir tagtäglich in Kanzleien antreffen — und die alle lösbar sind.
In einer 10-Personen-Kanzlei entstehen pro Woche durchschnittlich 40 Stunden reiner Verwaltungsaufwand: Zeiten tippen, Tabellen zusammenführen, Fehler korrigieren, Auswertungen manuell erstellen. Das ist Zeit, die ihr für Mandate braucht — nicht für Buchhaltung in eigener Sache.
Wer Zeiten erst am Abend oder am Freitagnachmittag nachträglich einträgt, verliert im Schnitt 15–20 % der tatsächlich geleisteten Stunden. Bei einem Stundensatz von 200 EUR und einem 10-köpfigen Team sind das schnell 30.000 EUR verlorene Honorareinnahmen pro Monat — stille Verluste, die in keiner GuV auftauchen.
Seit dem BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022 steht fest: Arbeitgeber sind verpflichtet, die gesamte Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter systematisch zu erfassen. Das gilt auch für Kanzleien. Fehlende oder lückenhafte Aufzeichnungen können bei Prüfungen zu Bußgeldern und Nachzahlungsansprüchen führen — unabhängig von der Betriebsgröße.
Mandantenhonorare werden nach Zeitaufwand berechnet. Wenn Zeiten nicht sofort und mandatsbezogen erfasst werden, entstehen Zuordnungsprobleme, die bei der Abrechnung mühsam rekonstruiert werden müssen. Mandatswechsel im Tagesverlauf, gemeinsame Besprechungen mit mehreren Beteiligten, anteilige Tätigkeiten — ohne digitale Zeiterfassungssoftware sind das tägliche Kopfschmerzen.
Wie Temporalis EMS hilft
Sechs Funktionen, die ihr als Steuerberater- oder Rechtsanwaltskanzlei täglich braucht — direkt nutzbar, ohne Einrichtungsaufwand, ohne extra Module.
Projekt = Mandat
Jedes Mandat wird als Projekt angelegt. Zeiteinträge werden per Timer oder manuell direkt auf das Mandat gebucht — inklusive Tätigkeit (z. B. „Betriebsprüfung", „Schriftsatzarbeit", „Mandantengespräch"), Stundensatz und ausführendem Mitarbeiter. Die Zeiterfassung ist vollständig mandantentransparent. Kein Rätselraten bei der Monatsabrechnung mehr.
Keine Honorarstunde geht verloren
Der Auto-Timer läuft im Hintergrund, sobald ihr ein Mandat öffnet. Beim Wechsel zum nächsten Mandat stoppt er automatisch und schlägt die Buchung zur Bestätigung vor. Urlaubsvertretungen, Notfallbearbeitungen um 22 Uhr, kurze Telefonate zwischendurch — alle Zeiten werden erfasst, ohne dass ihr aktiv daran denken müsst. Das Ergebnis: bis zu 20 % mehr fakturierbare Stunden, sofort ab dem ersten Nutzungsmonat.
Abrechnungsbereit in Sekunden
Jeder Tätigkeitsnachweis für ein Mandat lässt sich per Klick als professionelles PDF exportieren: Zeitraum, Mitarbeiter, Tätigkeitsbeschreibungen, Stunden, Stundensätze, Summe. Das Dokument ist abrechnungsreif und kann direkt an den Mandanten oder den Steuerberater übergeben werden. Kein manuelles Aufbereiten, kein Kopieren aus Excel-Tabellen. Seht alle verfügbaren Exportfunktionen in der Feature-Übersicht.
Strukturierte CSV-/Excel-Exporte
Der Export aus Temporalis EMS erzeugt strukturierte CSV-/Excel-Dateien — Lohnbuchhaltung, Projektstunden und Kostenstellen —, die sich über den DATEV-Import einlesen lassen. Eine native DATEV-Schnittstelle im engeren Sinn haben wir derzeit nicht; auf spezielle Kontenzuordnungen oder Buchungsvorlagen gehen wir gerne auf Anfrage ein. Der Trust & Sicherheits-Bereich erklärt alle Datenformate und Integrationswege im Detail.
Vertraulichkeit gewahrt
Partner und Geschäftsführende sehen sämtliche Mandate, alle Mitarbeiterstunden und die kanzleiweite Auslastung. Associates sehen ausschließlich ihre eigenen Zeiteinträge und die Mandate, denen sie zugewiesen sind. Die Rechtevergabe ist granular: pro Nutzer, pro Projektrolle, pro Berichtsebene. So bleibt die interne Transparenz dort, wo sie hingehört — und Vertraulichkeit dort, wo sie nötig ist.
Lückenlos dokumentiert
Jede Änderung an Zeiteinträgen — ob Ersterfassung, Korrektur oder Löschung — wird mit Timestamp, User-ID und Vorgängerwert im Audit-Log gespeichert. Das Log ist unveränderlich und auf Anfrage exportierbar. Bei Betriebsprüfungen, Arbeitsrechtstreitigkeiten oder Mandantenreklamationen habt ihr damit einen lückenlosen Nachweis, der gerichtsfest ist und die Anforderungen aus ArbZG und DSGVO erfüllt.
Strukturell gedacht
Klassische Kanzleisoftware kennt nur „pro Mandant" oder „pro Mitarbeiter". Temporalis modelliert die echte Realität: Partner-Stundensatz für Senior, Associate-Satz für Junior, dazu Mandant-eigene Konditionen für Großmandate — alles vererbt entlang der Organisationsstruktur, einzelne Werte einfach überschreibbar, immer mit Source-Anzeige (woher kommt dieser Satz?).
Vertrag mit Großmandant verhandelt eigene Sätze — gilt nur für dieses Mandat.
Quelle: Mandat-Override (Industrie AG, gültig seit 01.01.2026) — ursprünglicher Kanzlei-Standard 280 €/h überschrieben.
Konkretes Kostenrechnen
Zahlen für eine 10-Personen-Kanzlei — konservativ kalkuliert, ohne Honorarverluste durch vergessene Stunden einzurechnen.
Status quo: Excel
40 Std./Woche
10 MA × 4 Stunden/Woche Verwaltungsaufwand
3.200 EUR/Woche
bei 80 EUR internem Stundensatz
Mit Temporalis EMS
~10 Min./Woche
Pro Mitarbeiter — Auto-Timer, Mandat-Buchung, Export per Klick
Invest: 140 EUR/Monat
für 10 Nutzer ab 14 EUR/Nutzer
Ersparnis Verwaltung
~12.500 EUR/Monat
Nur in wiedergewonnener Fachzeit — ohne vergessene Honorarstunden
Zusätzlich: +15–20 % mehr fakturierbare
Stunden durch lückenloses Tracking
Alle Zahlen basieren auf Branchendurchschnittswerten. Euer tatsächlicher ROI hängt von Kanzleigröße, Stundensatz und aktuellem Prozessreifegrad ab. Wir berechnen ihn gerne gemeinsam in einer kostenlosen Demo-Session.
Rechtssicherheit & Datenschutz
Das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022 hat die Rechtslage klargestellt: Arbeitgeber in Deutschland sind verpflichtet, ein System zur Erfassung der täglichen Arbeitszeit ihrer Mitarbeiter einzuführen. Für Kanzleien gilt das ohne Ausnahme — und mit besonderen Anforderungen an die Revisionssicherheit, da im Zweifelsfall auch Behörden und Gerichte Einblick nehmen können.
Dazu kommt der Datenschutz: Mandantendaten sind nach DSGVO besonders schützenswert. Zeiteinträge, die Mandantennamen, Tätigkeitsbeschreibungen und Kommunikationsinhalte enthalten, dürfen nicht auf Servern außerhalb der EU gespeichert werden und müssen gegen unbefugten Zugriff gesichert sein.
"Temporalis EMS wurde von Grund auf für die Anforderungen des DACH-Markts entwickelt — mit Server in Deutschland, AES-256-Verschlüsselung im Ruhezustand, TLS 1.3 in der Übertragung und einem standardmäßigen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) nach Art. 28 DSGVO."
Häufige Fragen
Ja. Wir liefern strukturierte CSV-/Excel-Exporte von Mandantenstunden, Tätigkeiten und Kostenstellen, die sich über den DATEV-Import einlesen lassen. Eine native DATEV-Schnittstelle (ASCII-Satzaufbau / direkte API-Integration in DATEV-Produkte) haben wir derzeit nicht. Auf spezielle Kontenzuordnungen oder Buchungsvorlagen gehen wir gerne auf Anfrage ein.
Ja. In Temporalis EMS ist jedes Projekt einem Mandanten zugeordnet. Zeiteinträge werden direkt auf das Mandat gebucht — inklusive Tätigkeit, Stundensatz und Mitarbeiter. Die mandatsbezogene Auswertung steht als PDF-Tätigkeitsnachweis auf Knopfdruck bereit. Ihr könnt zudem beliebig viele Tätigkeitsarten anlegen (Beratung, Schriftsatz, Prüfung, Mandantengespräch) und diese mandatsspezifisch zuordnen.
Jeder Zeiteintrag wird auf genau ein Mandat gebucht. Wechselt ein Mitarbeiter an einem Tag zwischen mehreren Mandaten, erstellt er schlicht mehrere Einträge. Der Auto-Timer stoppt beim Wechsel automatisch, sodass keine Doppelbuchung entstehen kann. Die Tagesübersicht zeigt alle Mandatsbuchungen chronologisch auf einem Blick — inklusive Lückenwarnung bei nicht erfassten Zeiträumen.
Ja. Temporalis EMS erfüllt die Anforderungen aus § 3 ff. ArbZG sowie das BAG-Urteil 1 ABR 22/21 vom 13. September 2022. Alle Zeiteinträge werden mit Timestamp, User-ID und ggf. Änderungshistorie revisionssicher im Audit-Log gespeichert. Für AT und CH gelten die jeweiligen nationalen Arbeitszeitgesetze — auch diese werden abgedeckt. Kanzleien mit Standorten in mehreren DACH-Ländern sind entsprechend abgesichert.
Ja. Das Rollenmodell in Temporalis EMS trennt explizit zwischen Partner-Sicht (alle Mandate einsehbar) und Associate-Sicht (nur eigene Zeiteinträge und zugewiesene Mandate). Die Rechtevergabe ist granular konfigurierbar — pro Nutzer, pro Projektrolle und pro Berichtsebene. So bleibt die interne Transparenz dort, wo sie hingehört, und Vertraulichkeit dort, wo sie nötig ist.
Nein. Die mandatsbezogene Zeiterfassung ist kein separates Modul und kostet keinen Aufpreis. Sie ist Teil des Kern-Zeiterfassungsmoduls, das bereits ab 14 Euro pro Nutzer und Monat enthalten ist. Tätigkeitsnachweise, PDF-Export, DATEV-kompatible CSV-Exporte und Audit-Log sind im selben Paket.
Wir bieten einen strukturierten Excel- und CSV-Import. Euer Onboarding-Ansprechpartner begleitet den Migrationsprozess und prüft die Datenqualität vorab. In der Regel ist eine Kanzlei mit bis zu 20 Mitarbeitern innerhalb eines Werktages migriert. Die ersten Mandate und Zeiteinträge können bereits während des 14-tägigen kostenlosen Tests importiert werden.
Ja. Temporalis EMS verfügt über eine native Mobile App für iOS und Android. Zeiten lassen sich per Timer oder manueller Eingabe erfassen, auch offline. Die Synchronisation erfolgt automatisch beim nächsten Verbindungsaufbau. Ideal für Außentermine, Gerichtstermine oder Mandantenbesuche — die Kanzlei-Zeiterfassung ist immer dabei.
Alle Mandantendaten werden ausschließlich auf Servern in Deutschland (Hetzner, Frankfurt und Nürnberg) gespeichert. Die Übertragung ist mit TLS 1.3 gesichert, die Ablage mit AES-256 verschlüsselt. Pro Kanzlei existiert eine vollständig isolierte Datenbank — keine Mischung mit anderen Mandanteninstanzen. Ein AVV gemäß Art. 28 DSGVO ist standardmäßig Bestandteil jedes Vertrags. Alle Details findet ihr im Trust-Bereich.
Ja, selbstverständlich. Temporalis EMS bietet eine 14-tägige kostenlose Testphase ohne Kreditkarte und ohne automatische Verlängerung. Für Kanzleien ab 5 Nutzern bieten wir zusätzlich eine kostenlose Live-Demo mit persönlichem Onboarding-Gespräch an — inklusive Kanzlei-spezifischer Konfiguration und erstem Mandat-Import. Einfach Demo buchen und wir kümmern uns um den Rest.
Bereit, Mandate effizienter zu betreuen?
14 Tage kostenlos, vollständige Funktionen, direkte Unterstützung beim Kanzlei-Onboarding. Oder bucht eine persönliche Demo und wir zeigen euch in 30 Minuten, wie Temporalis EMS eure mandatsbezogene Zeiterfassung auf das nächste Level bringt.
Ab 14 EUR/Nutzer/Monat · Alle Details auf der Preise-Seite