Registro de tiempo para agencias
Vuestro equipo dedica horas valiosas a proyectos de cliente — y aun así, a final de mes, hay horas que acaban en la papelera. Porque se olvida el timer, porque falta la hoja de tiempo, porque nadie sabía que el presupuesto a precio cerrado ya estaba al 90 %. Las agencias de publicidad, marketing, diseño y digitales lo conocen: las horas de pitch no se facturan, los retainers corren sin control y la carga del equipo sigue siendo una estimación. Temporalis EMS aborda el registro de tiempo específico para agencias — por proyecto, multi-cliente, con alertas de presupuesto a precio cerrado y tracking automático de retainers. Sin hojas Excel, sin recopilación manual de tiempos antes de la facturación mensual. Todo en un solo sistema, desde el primer clic en el timer hasta la exportación de facturación.
La realidad de las agencias
Cuatro puntos de dolor que casi toda agencia de publicidad, marketing y digital conoce — y que terminan con el registro de tiempo adecuado.
Los estudios lo demuestran: en agencias sin registro de tiempo digital, hasta el 30 % de las horas realmente trabajadas no se facturan — timers olvidados, hojas de tiempo incompletas, horas que «de algún modo» faltan. Sobre 2 M€ de facturación anual, eso supone hasta 600 000 € de prestación no facturada.
Hasta el 30 % de las horas no se factura
Los proyectos a precio cerrado son un vuelo a ciegas sin tracking en tiempo real. Cuando os dais cuenta de que el presupuesto está al 120 %, el proyecto ya hace tiempo que se entregó. Sin alertas de presupuesto al 80 % y al 100 % se pierde el momento crucial para corregir a tiempo o tener una conversación transparente con el cliente.
Excesos en precio cerrado: a menudo solo visibles tras la entrega
Sin un dashboard de carga del equipo, las agencias planifican a ciegas. Concepter senior al 120 % de carga, junior al 40 % — nadie lo sabe a tiempo. Los proyectos se alargan porque los recursos se planifican por duplicado o porque los cuellos de botella se detectan tarde. Eso cuesta calidad, satisfacción del cliente y, al final, ingresos.
Los cuellos de recursos suelen verse demasiado tarde, en un retraso de proyecto
Cada mes el mismo teatro: copiar horas de varias herramientas, sumar manualmente, calcular el rollover, montar el informe del cliente. Los modelos retainer son ideales para ingresos previsibles — pero el esfuerzo administrativo se come justo el tiempo que el modelo debería ahorrar. Con un tracking digital de retainers, el informe mensual está listo en dos minutos.
El reporting de retainers sin software cuesta a menudo 2–4 h al mes y por cliente
La solución
Temporalis EMS no es otra app de registro de tiempo genérica. Es un software de agencia que entiende cómo se relacionan tiempos de proyecto, hojas de tiempo, presupuestos a precio cerrado y retainers en vuestro día a día.
Las horas no aterrizan en cualquier sitio — aterrizan en el proyecto correcto, la tarea correcta, el cliente correcto. Vuestro equipo arranca el timer directamente desde la tarea. Subtareas, checklists y adjuntos están integrados. El registro de tiempo conoce cada contexto — y cada hora queda documentada en segundos.
Cada proyecto recibe un presupuesto en horas o coste. En cuanto se consume el 80 %, los responsables de proyecto reciben una alerta automática — momento de hablar con el cliente antes de superar el presupuesto. Al 100 % llega la segunda alerta. Sin sorpresas a precio cerrado, sin tiempos de proyecto a ciegas.
Los proyectos retainer reciben un cupo mensual de horas. Veis en vivo cuántas horas quedan disponibles. El rollover — si las horas restantes pasan al mes siguiente o no — es configurable. El informe mensual para el cliente se exporta de un clic en PDF o CSV. Sin Excel, sin fusión manual.
El dashboard de carga muestra para cada empleado cuántas horas están planificadas, imputadas y pactadas contractualmente — en una vista. La sobrecarga es inmediatamente visible (barras rojas), las capacidades libres son reconocibles. Las agencias pueden planificar de forma proactiva en lugar de reaccionar. Vista semana para planificación operativa, vista mes para staffing estratégico.
Hojas de tiempo por cliente, por proyecto, por empleado — filtradas por periodo y exportadas como PDF profesional o CSV estructurado importable vía DATEV-Import. Las tarifas horarias se aplican automáticamente, los totales se calculan. El camino del registro de tiempo al documento de facturación tarda minutos, no horas.
Reunión con cliente, shooting, taller in situ — los tiempos de proyecto no nacen solo en la mesa. La app móvil Temporalis para iOS y Android permite el registro de tiempo en movimiento, con modo offline y sincronización automática. También las solicitudes de vacaciones y ausencias son gestionables en móvil. Rellenar la hoja de tiempo desde el tren de vuelta a la oficina: hecho.
USP · Scopes & herencia
Pensado precisamente para agencias: definid las tarifas horarias y los presupuestos de cliente una vez en el holding — todas las filiales, oficinas y proyectos de cliente heredan automáticamente. ¿Clientes premium con tarifa distinta? Override puntual, el resto queda intacto. ¿Senior-review en el pitch del junior es a la vez prestación al cliente y mentoría? Una imputación, dos libros — sin trabajo doble. El presupuesto Pro-Rata se reparte matemáticamente correcto entre presupuestos paralelos, de modo que cada responsable de proyecto ve su parte real.
KPIs de agencia
El dashboard de KPIs de agencia calcula vuestros indicadores clave en tiempo real desde los tiempos de proyecto registrados. Billable rate, carga del equipo, margen contributivo por proyecto e ingresos por empleado no se conocen solo a fin de mes — sino en cualquier momento, para cada responsable de proyecto, de un vistazo. En lugar de horas de consolidación Excel a fin de trimestre, tenéis verdadero control de gestión de agencia desde el primer día.
Proporción de horas facturables sobre todas las horas registradas — el indicador de salud de agencia más importante.
Horas imputadas vs. horas contractuales por persona y semana — sobrecargas y capacidades libres inmediatamente reconocibles.
Ingresos menos costes de personal por proyecto — calculado directamente desde tarifas y horas imputadas, sin entradas manuales.
Facturación mensual y anualizada por persona — benchmark para decisiones de crecimiento y planificación de personal.
Carga a la vista
Por miembro de equipo, por semana, un color — horas planificadas frente a capacidad prevista. Verde = reservas libres, ámbar = a plena carga, rojo = sobrecarga. Visible antes de que alguien diga «ya no doy más».
M. Krause está doblemente sobrecargado en sem 19 + 20 (118 % / 124 %). Visible en el plan, tres semanas antes del cuello de botella — tiempo para reasignar tareas a L. Berger o S. Vogel antes de que el proyecto se retrase o haya que hacer horas extra.
Cálculo de ROI
Una agencia de 15 personas con 2 M€ de facturación anual pierde de media el 8 % de la facturación por horas olvidadas, mal control de retainers y alertas de precio cerrado ausentes — son 160 000 € al año de prestación facturable que no se factura. Con un registro de tiempo digital riguroso, esa pérdida baja por debajo del 2 %. La diferencia: 120 000 € de facturación recuperada. La inversión anual en software para 15 personas a la tarifa estándar Temporalis: aprox. 2 520 € al año. Retorno de la inversión: 47× — el primer año.
−160 000 €
Pérdida de facturación por horas no facturadas
(8 % de 2 M€)
+120 000 €
Facturación recuperada gracias al registro de tiempo digital
(de 8 % a < 2 % de pérdida)
aprox. 2 520 €
Inversión anual en software
(15 usuarios × 14 € × 12 meses)
ROI el primer año: 47× la inversión en software. Sin costes ocultos, sin proyecto de implantación. Setup en un día.
Integraciones
Temporalis EMS se integra en vuestro panorama de herramientas — en lugar de reemplazarlo. Todas las interfaces relevantes para agencias, ahora y en la roadmap.
Alertas de presupuesto, actualizaciones de estado de proyecto y alertas de sobrecarga directamente en vuestros canales de Slack. Vuestro equipo se mantiene informado sin cambiar de herramienta.
DisponibleExportaciones CSV/Excel estructuradas de horas y nóminas, importables vía DATEV-Import — directamente a vuestra asesoría fiscal o a vuestra contabilidad. Sin trasvase manual.
DisponibleAPI REST completa para exportaciones a medida, dashboards propios e integraciones en vuestro tech-stack. Webhooks para eventos en tiempo real — superación de presupuesto, nueva imputación, cambio de estado de proyecto.
Disponible¿Migración desde vuestra herramienta actual? Sin problema. Datos existentes, empleados, datos maestros de proyecto e histórico de imputaciones se importan vía CSV en pocos minutos. Onboarding sin pérdida de datos.
DisponibleIntegraciones CRM para traspaso directo de deals de cliente a proyectos, registro automático de tiempos por deal CRM y actualizaciones bidireccionales de estado.
En la roadmapIntegración de calendario para propuestas automáticas de tiempo desde invitaciones a reuniones, Single Sign-On vía Microsoft Entra o Google e imputaciones de proyecto directamente desde el calendario.
En la roadmapFAQ
Sí. Podéis fijar para cada proyecto un presupuesto en horas o en costes. Al 80 % y 100 % de consumo, los responsables de proyecto reciben alertas automáticas. Ideal para proyectos a precio cerrado, para que los excesos sean inmediatamente visibles — no solo en la factura final. Los tiempos en contexto de precio cerrado se separan claramente de los proyectos por tiempo y materiales.
Sí. Los empleados pueden registrar y editar tiempos retroactivamente. Los administradores configuran hasta dónde en el pasado se permiten las imputaciones — por ejemplo, limitarlas a la semana o el mes en curso. Todos los cambios quedan registrados en el audit-log de forma auditable. La flexibilidad se mantiene sin perder el control.
Los proyectos retainer reciben un cupo mensual de horas. Veis en todo momento cuántas horas del retainer ya se han consumido y cuántas quedan disponibles. Las reglas de rollover — si las horas restantes pasan al mes siguiente o caducan — son configurables por proyecto. El informe mensual para el cliente se exporta de un clic en PDF o CSV. Sin Excel, sin fusión manual de archivos de hojas de tiempo.
Sí. Temporalis EMS ofrece una app móvil para iOS y Android. Vuestro equipo creativo puede registrar tiempos directamente en la cita con el cliente, en el shooting o en movimiento — con modo offline y sincronización automática al siguiente acceso a red. También las solicitudes de vacaciones y avisos de ausencia se gestionan en móvil. Rellenar la hoja de tiempo desde el tren de vuelta a la oficina: hecho en dos minutos.
Sí. Temporalis EMS soporta configuraciones flexibles de tarifas horarias en varios niveles: por empleado (p. ej. senior vs. junior), por rol (p. ej. estrategia vs. producción), por proyecto y por cliente. Así facturáis las horas de un diseñador senior de manera distinta a las junior, y la prestación interna queda separada del presupuesto del cliente. Las tarifas se aplican automáticamente al exportar la facturación.
Temporalis EMS prepara los datos de facturación al completo: vistas filtradas de horas por cliente y proyecto, tarifas aplicadas e importes sumados. La exportación como PDF profesional o CSV estructurado se realiza de un clic y puede entregarse directamente a vuestra asesoría fiscal o — vía DATEV-Import — a un flujo DATEV. La generación totalmente automática de facturas con número, vencimiento y membrete está en la roadmap.
El dashboard de KPIs de agencia muestra Billable Rate, carga del equipo, margen contributivo de proyecto y revenue por empleado en tiempo real — sin consolidación Excel manual. Para cada proyecto hay una vista de control con horas imputadas vs. facturables, asignación de centro de coste y cálculo de margen. Detectáis al instante qué clientes son rentables y qué proyectos comprimen el margen.
Los portales de invitados para clientes con vista propia sobre estado de proyecto, cupo de horas y tareas abiertas están en la roadmap y se desarrollan con prioridad. Actualmente podéis invitar a clientes como usuarios externos con derechos de lectura limitados. Decidís de forma granular qué proyectos, tableros e informes son visibles — costes internos, márgenes y tarifas del personal quedan ocultos para usuarios externos.
¿Más preguntas? Visitad nuestra página de FAQ general o reservad una demo personal.
¿Listos para mejores tiempos de proyecto?
14 días gratis, sin tarjeta de crédito, sin riesgo. Setup en un día. Vuestro primer presupuesto a precio cerrado se configura en menos de 10 minutos — y veis al instante la carga actual de vuestro equipo.
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