Suivi du temps pour agences
Votre équipe passe des heures précieuses sur les projets clients — et pourtant, en fin de mois, des heures finissent à la poubelle. Parce qu'on a oublié le timer, parce que la feuille de temps manque, parce que personne ne savait que le budget forfait était déjà à 90 %. Les agences de pub, marketing, design et digitales connaissent ça : les heures de pitch ne sont pas facturées, les retainers tournent sans contrôle, et la charge de l'équipe reste une estimation. Temporalis EMS adresse précisément le suivi du temps spécifique aux agences — par projet, multi-mandant, avec alertes budgétaires forfait et tracking automatique de retainers. Pas de feuilles Excel, pas de collecte manuelle des temps avant la facturation mensuelle. Tout dans un seul système, du premier clic du timer à l'export de facturation.
La réalité des agences
Quatre points de douleur que presque toute agence de pub, marketing et digitale connaît — et qui s'arrêtent avec un suivi du temps adapté.
Les études le montrent : dans les agences sans suivi du temps numérique, jusqu'à 30 % des heures réellement effectuées ne sont pas facturées — timers oubliés, feuilles de temps incomplètes, heures qui « disparaissent ». Sur un chiffre d'affaires annuel de 2 M€, cela peut représenter jusqu'à 600 000 € de prestation non facturée.
Jusqu'à 30 % des heures ne sont pas facturées
Les projets au forfait sont un vol à l'aveugle sans tracking en temps réel. Quand vous remarquez que le budget est à 120 %, le projet est livré depuis longtemps. Sans alertes budgétaires à 80 % et 100 %, le moment crucial pour rectifier le tir ou avoir une conversation transparente avec le client est manqué.
Dépassements de forfait : souvent visibles seulement après livraison
Sans tableau de bord de charge d'équipe, les agences planifient à l'aveugle. Concepteur senior à 120 % de charge, junior à 40 % — personne ne le sait à temps. Les projets dérapent parce que les ressources sont planifiées en double ou que les goulots d'étranglement sont identifiés trop tard. Ça coûte de la qualité, de la satisfaction client et au final du chiffre d'affaires.
Les goulots de ressources sont souvent visibles trop tard, lors d'un retard projet
Tous les mois le même cirque : copier les heures de différents outils, sommer manuellement, calculer le rollover, construire le rapport client. Les modèles retainer sont idéaux pour des revenus prévisibles — mais l'effort administratif mange exactement le temps que le modèle est censé épargner. Avec un tracking retainer numérique, le rapport mensuel est prêt en deux minutes.
Le reporting retainer sans logiciel coûte souvent 2–4 h par mois et par client
La solution
Temporalis EMS n'est pas une énième app de suivi du temps générique. C'est un logiciel d'agence qui comprend comment temps projet, feuilles de temps, budgets forfait et retainers s'articulent dans votre quotidien.
Les heures n'atterrissent pas n'importe où — elles atterrissent sur le bon projet, la bonne tâche, le bon client. Votre équipe lance le timer directement depuis la tâche. Sous-tâches, checklists et pièces jointes sont intégrées. Le suivi du temps connaît chaque contexte — et chaque heure est documentée en quelques secondes.
Chaque projet reçoit un budget en heures ou en coûts. Dès que 80 % sont consommés, les chefs de projet reçoivent une alerte automatique — le moment d'avoir une conversation avec le client avant que le budget ne soit dépassé. À 100 %, deuxième alerte. Plus de surprises forfait, plus de temps projet en vol à l'aveugle.
Les projets retainer reçoivent un quota d'heures mensuel. Vous voyez en direct combien d'heures restent disponibles. Le rollover — si les heures restantes sont reportées au mois suivant ou non — est configurable. Le rapport mensuel pour le client est exportable en un clic en PDF ou CSV. Pas d'Excel, pas de regroupement manuel.
Le tableau de bord de charge montre pour chaque collaborateur combien d'heures sont planifiées, saisies et contractuellement dues — dans une seule vue. La surcharge est immédiatement visible (barres rouges), les capacités libres sont identifiables. Les agences peuvent planifier de façon proactive au lieu de réagir. Vue semaine pour la planification opérationnelle, vue mois pour le staffing stratégique.
Feuilles de temps par client, par projet, par collaborateur — filtrées par période et exportées en PDF professionnel ou en CSV structuré importable via DATEV-Import. Les taux horaires sont appliqués automatiquement, les sommes calculées. Le chemin de la saisie de temps au document de facturation prêt prend des minutes, pas des heures.
Rendez-vous client, shooting, atelier sur site — les temps projet ne naissent pas seulement au bureau. L'app mobile Temporalis pour iOS et Android permet le suivi du temps en déplacement, avec mode hors-ligne et synchronisation automatique. Demandes de congés et absences sont aussi gérables en mobile. Remplir sa feuille de temps depuis le train du retour : fait.
USP · Scopes & héritage
Pensé précisément pour les agences : définissez les taux horaires et budgets clients une fois au niveau holding — toutes les filiales, toutes les antennes, tous les projets clients héritent automatiquement. Clients premium avec tarif différent ? Override ponctuel, le reste reste intact. Senior-review sur le pitch d'un junior : à la fois prestation client et mentorat ? Une saisie, deux livres — sans double travail. Le budget Pro-Rata se répartit mathématiquement correctement entre les budgets parallèles, et chaque chef de projet voit sa vraie part.
KPIs d'agence
Le tableau de bord KPI agence calcule vos indicateurs clés en temps réel à partir des temps projet saisis. Billable rate, charge équipe, marge contributive par projet et chiffre d'affaires par employé ne sont pas connus en fin de mois — mais à tout moment, pour chaque chef de projet, en un coup d'œil. Au lieu de consolidations Excel de plusieurs heures en fin de trimestre, vous avez un vrai contrôle de gestion d'agence dès le premier jour.
Part des heures facturables sur l'ensemble des heures saisies — l'indicateur de santé d'agence le plus important.
Heures saisies vs. heures contractuelles par personne et par semaine — surcharges et capacités libres immédiatement visibles.
Revenu moins coûts personnel par projet — calculé directement depuis les taux horaires et les saisies, sans entrées manuelles.
Chiffre d'affaires mensuel et annualisé par tête — benchmark pour les décisions de croissance et la planification RH.
Charge en un coup d'œil
Par membre d'équipe, par semaine, une couleur — heures planifiées contre capacité prévue. Vert = réserves, ambre = à pleine charge, rouge = surchargé. Visible avant que quelqu'un dise « je n'y arrive plus ».
M. Krause est doublement surchargé en S 19 + 20 (118 % / 124 %). Visible dans le plan, trois semaines avant le goulot — le temps de redistribuer des tâches à L. Berger ou S. Vogel avant que le projet ne prenne du retard ou que des heures sup soient nécessaires.
Calcul de ROI
Une agence de 15 personnes avec 2 M€ de chiffre d'affaires perd en moyenne 8 % de son chiffre d'affaires à cause des heures oubliées, du mauvais contrôle des retainers et des alertes forfait manquantes — c'est 160 000 € par an de prestation facturable mais non facturée. Avec un suivi du temps numérique rigoureux, cette perte tombe sous 2 %. La différence : 120 000 € de chiffre d'affaires récupéré. L'investissement logiciel annuel pour 15 personnes au tarif standard Temporalis : environ 2 520 € par an. Retour sur investissement : 47× — la première année.
−160 000 €
Perte de chiffre d'affaires due aux heures non facturées
(8 % de 2 M€)
+120 000 €
Chiffre d'affaires récupéré grâce au suivi du temps numérique
(de 8 % à < 2 % de perte)
env. 2 520 €
Investissement logiciel annuel
(15 utilisateurs × 14 € × 12 mois)
ROI dès la première année : 47× l'investissement logiciel. Sans coûts cachés, sans projet d'implémentation. Setup en une journée.
Intégrations
Temporalis EMS s'insère dans votre paysage d'outils existant — au lieu de le remplacer. Toutes les interfaces pertinentes pour les agences, maintenant et sur la roadmap.
Alertes budgétaires, mises à jour de statut projet et alertes surcharge directement dans vos canaux Slack. Votre équipe reste informée sans changer d'outil.
DisponibleExports CSV/Excel structurés d'heures et de paie, importables via DATEV-Import — directement à votre cabinet comptable ou dans votre comptabilité. Plus de transfert manuel.
DisponibleAPI REST complète pour exports personnalisés, dashboards propres et intégrations dans votre tech-stack. Webhooks pour événements en temps réel — dépassement de budget, nouvelle saisie, changement de statut projet.
DisponibleMigration depuis votre outil actuel ? Sans souci. Données existantes, collaborateurs, données projet et historique des saisies de temps s'importent en CSV en quelques minutes. Onboarding sans perte de données.
DisponibleIntégrations CRM pour reprise directe des deals clients en projets, saisie automatique des temps par deal CRM et mises à jour bidirectionnelles de statut.
Sur la roadmapIntégration calendrier pour propositions de temps automatiques depuis les invitations meeting, Single Sign-On via Microsoft Entra ou Google, et imputations projet directement depuis le calendrier.
Sur la roadmapFAQ
Oui. Vous pouvez définir pour chaque projet un budget en heures ou en coûts. À 80 % et 100 % de consommation, les chefs de projet reçoivent automatiquement des alertes. Idéal pour les projets forfait, afin que les dépassements soient immédiatement visibles — pas seulement à la facturation finale. Les temps projet en contexte forfait sont clairement séparés des projets régie.
Oui. Les collaborateurs peuvent saisir et modifier les temps projet rétroactivement. Les administrateurs configurent jusqu'où dans le passé les saisies sont possibles — par exemple, limiter à la semaine ou au mois en cours. Tous les changements sont journalisés de manière auditable dans l'audit-log. La flexibilité est préservée sans perdre le contrôle.
Les projets retainer reçoivent un quota d'heures mensuel. Vous voyez à tout moment combien d'heures du retainer sont consommées et combien restent disponibles. Les règles de rollover — si les heures restantes sont reportées au mois suivant ou expirent — sont configurables par projet. Le rapport mensuel pour le client est exportable en un clic en PDF ou CSV. Pas d'Excel, pas de fusion manuelle de fichiers de feuilles de temps.
Oui. Temporalis EMS propose une app mobile pour iOS et Android. Votre équipe créative peut saisir les temps projet directement chez le client, lors d'un shooting ou en déplacement — avec mode hors-ligne et synchronisation automatique au prochain accès réseau. Les demandes de congés et les déclarations d'absence sont aussi gérables en mobile. Remplir sa feuille de temps depuis le train du retour : fait en deux minutes.
Oui. Temporalis EMS supporte des configurations flexibles de taux horaires à plusieurs niveaux : par collaborateur (par ex. senior vs. junior), par rôle (par ex. stratégie vs. production), par projet et par client. Vous facturez ainsi les heures de designer senior différemment des heures juniors, et la prestation interne reste séparée du budget client. Les taux horaires sont automatiquement appliqués à l'export de facturation.
Temporalis EMS prépare les données de facturation entièrement : vues filtrées des heures par client et projet, taux horaires appliqués et montants sommés. L'export en PDF professionnel ou en CSV structuré est possible en un clic et peut être transmis directement à votre cabinet comptable ou — via DATEV-Import — dans un workflow DATEV. Une génération de facture entièrement automatique avec numéro, échéance et en-tête est sur la roadmap.
Le tableau de bord KPI agence montre Billable Rate, charge équipe, marge contributive projet et revenu par employé en temps réel — sans consolidation Excel manuelle. Pour chaque projet, il existe une vue contrôle de gestion avec heures saisies vs. facturables, affectation centre de coûts et calcul de marge. Vous identifiez immédiatement les clients rentables et les projets qui plombent la marge.
Les portails invités pour clients avec une vue propre sur le statut projet, le quota d'heures et les tâches ouvertes sont sur la roadmap et développés en priorité. Actuellement, vous pouvez inviter les clients comme utilisateurs externes avec droits de lecture limités. Vous décidez de manière granulaire quels projets, tableaux et rapports sont visibles — coûts internes, marges et taux personnels restent masqués pour les utilisateurs externes.
D'autres questions ? Visitez notre page FAQ générale ou réservez une démo personnelle.
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14 jours gratuits, sans carte bancaire, sans risque. Setup en une journée. Votre premier budget forfait est configuré en moins de 10 minutes — et vous voyez immédiatement la charge actuelle de votre équipe.
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